7 שלבים לכתיבת תוכנית אסטרטגית בעמוד אחד - חלק ב 

חלק א' של המאמר תיארתי מדוע חשוב שהתוכנית האסטרטגית תהיה קצרה, תמציתית וכתובה על עמוד אחד בלבד, ופרטתי את העקרונות לכתיבת התוכנית.

כעת הגענו לשלב היישום, בו אפרוש בפניך את 7 הנושאים המרכזיים שאמורים להיכלל בדף האסטרטגיה.

אך לפני שמתחילים, כמה הנחיות לכתיבת התוכנית:

• הכן לך בלוק כתיבה או פתח קובץ חדש במחשב.
• בסיום כל שלב, סכם בכמה משפטים את עיקרי הדברים שעלו.

בסיום 7 השלבים, המורכבים מסיכומי הביניים שרשמת בכל שלב,  תחזיק בידך עמוד אחד, שהוא בעצם עמוד שדרה עסקי של האסטרטגיה העסקית, שילווה את החברה שלך לשנים הבאות.

לפניך 7 שלבים:

שלב ראשון: תיאור העסק

כתוב את תיאור העסק שלך, תוך מיקוד בקהל היעד, נישות ותת נישות, שאתה רוצה לתת לו תועלת ממשית.

דוגמא א

במקום לכתוב: אני הבעלים של רשת מרפאות לדיקור סיני.
כתוב: אני עוסק ברפואה אלטרנטיבית, משתמש בדיקור סיני על מנת לעזור לנשים דתיות, החוות בעיות פוריות.

דוגמא ב

במקום לכתוב: חברה קבלנית לבנייה
כתוב: חברה העוסקת בבנייה אזרחית בתחום התשתיות, המתמחה בבניית בריכות לאגירת מי שתייה.

עכשיו, כתוב בדף האסטרטגיה את תיאור העסק שלך בלא יותר מ2 שורות.

שלב שני: ה"למה" של העסק שלך
שלב זה עוסק בסיבה האמתית שבזכותה אתה עושה את מה שתיארת בשלב קודם. שלב זה הוא הלב של העסק הוא עונה לשאלה הגדולה "למה" – למה אתה עושה את מה שאתה עושה?

לכל עסק יש "למה" אחר ואם תתרכז ב"למה"  שלך, תשיג את הייחודיות שכל בעלי העסקים מחפשים:

ה"למה"  עונה על השאלות:
מה מלהיב אותך בעסק? 
במה התועלת שלך ללקוחות שונה מזו של המתחרים?
מהי מטרת העל שלך? 
מהם המאפיינים של העסק שהם יחודיים ותורמים ישירות לטובת הלקוחות?

ה"למה" קשור לערכי הליבה שלך, להשכלה והתמחות ייחודיים, לאמונות שלך, לאופי שלך, לסגנון החיים ולתרבות שלך.

עכשיו, כתוב בדף האסטרטגיה תיאור קצר ב-3 משפטים של ה"למה" של העסק שלך.

שלב שלישי: מתחילים להתכנס

• המטרה המוצהרת של התוכנית המוצגת בפניך, היא הכפלת העסק, לכן צריך לקבוע את אורך התקופה בה תכפיל את העסק שלך בשנים (שנה, 3 או 5 שנים).

גידול של 15% בשנה יביא להכפלת העסק תוך 5 שנים. גידול של 25% לשנה יביא להכפלה לאחר 3 שנים, וגידול של 100% בשנה, ההכפלה תקרה תוך שנה.

בחר את קצב התקדמות הצמיחה, או תוך כמה שנים תרצה להכפיל את העסק.

עכשיו, כתוב בדף האסטרטגיה, בשורה אחת:

• את תאריך היעד לסיום התוכנית (היום בעוד 1, 3, 5 שנים).
• מהו מחזור ההכנסות שאליו תרצה להגיע בתאריך היעד (הכפול מזה של היום).
• את הרווח לפני מס בתאריך היעד (התוצאה העסקית של מאמציך) בתום תקופת התוכנית.

לדוגמא: ב-31.12.20 מחזור המכירות בחברה יעבור את ה35 מיליון שקל והרווח יהיה 6 מיליון שקל.

• כתוב לעצמך מהם היעדים המרכזיים של התוכנית, בכל אחת משנות הפעילות.

לדוגמא: מפעל לייצור פסטה טרייה:

המטרה להכפיל את העסק במחזור וברווח תוך 3 שנים, זאת אומרת 25% לשנה עד תאריך 31.12.19.

בשנה הראשונה היעדים הם: הגדלת נפח הייצור ושיפור הרמה המקצועית של צוות העובדים.

בשנה השנייה היעד הוא – לייצא לאירופה בשיתופי פעולה עם גורם שיש לו מערך יצוא לאזור היעד.

בשנה השלישית היעד הוא – פיתוח שוק הלקוחות הפרטיים.

עכשיו, כתוב בדף האסטרטגיה, בשורה אחת לכל שנת פעילות עד 3 יעדים עיקריים, שאתה רוצה להתמקד בהם.

שלב רביעי: האתגרים השנתיים

לכל אחת מהשנים הבאות רשום ב-2 שורות את הקשיים, האתגרים, הבעיות שיעמדו בפניך כדי להשיג התוצאות באותה שנה.

לדוגמא: בשנה ה-1 אני צפוי להיתקל בבעיה תזרימית, במחסור בעובדים מקצועיים ובקושי בארגון מחדש של רצפת הייצור.

בשנה ה-2 אני צפוי לעמוד בקושי של חדירה לשוק חדש. אצטרך לתגבר את מערך המכירות והשיווק ב-10 אנשים נוספים.

בשנה ה-3 אצטרך להיעזר בחברת ייעוץ לשיווק לחו"ל ובארגון מחדש של האסטרטגיה העסקית שלי לשנים הבאות.

הרעיון המוביל הוא להתמקד בפתרון של מספר מצומצם של נקודות מפתח, שיאפשרו לחברה לעמוד ביעדיה באותה שנה (כחלק מהתוכנית האסטרטגית הכוללת).

עכשיו, כתוב בדף האסטרטגיה, בשורה אחת לכל שנה את האתגרים המרכזיים שאתה צופה היום.

שלב חמישי: האתגרים הרבעוניים

לאחר שהגדרת את נקודות המפתח, שבעזרתן תגיע למטרה בכל אחת מהשנים, חלק כל שנה ל-4 רבעונים וכתוב לעצמך מהו הגורם החשוב ביותר בו אתה מתכנן להתמקד בכל רבעון.

תוך כדי התהליך חשוב על כלל פרטו האומר שב-20% מהזמן אתה יכול לייצר 80% מהתוצאות.

בחר בתוצאות שישפיעו על נקודות המפתח.

לדוגמא:

בשנה הראשונה, ברבעון הראשון, אני חייב לעסוק בקבלת אשראי. ברבעון השני, להתמקד בגיוס עובד מקצועי, וברבעון השלישי, לערוך מכרז ולבחור יועץ לארגון מחדש של היצור. ברבעון הרביעי: לבחור שווקי יעד חדשים.

כעת, כתוב לעצמך פרוט מיקוד רבעוני לכל אחת משנות האסטרטגיה שפרטת בשלב הקודם.

שלב שישי: הטמעה רגשית - הפוך את היעדים בשלב הקודם למשחק מהנה

להפוך כל יעד רבעוני לאירוע חי ומרגש עבורך ועבור העובדים. ניתן לערוך, מסיבת השקה, טיול גיבוש, או כל אירוע לא שגרתי אחר...

לדוגמא: טיפול בנושא גיוס אשראי לגישור על פערי תזרים.

הרבעון יקרא בשם: רבעון "הכסף".

תאריך יעד: סוף הרבעון או עד חנוכה או עד החופש הגדול.

האירוע שמסמל את השגת היעד יום פיקניק בחברה, או הזמנת העובדים עם בני הזוג לבילוי משותף, או אירוע מדליק, מסעיר, מרגש אחר.

מעקב התקדמות: הכן לעצמך לוח מעקב להתקדמות שהעובדים יוכלו לצפות בו.

כעת, כתוב לעצמך מהו האירוע שיסמל את היעדים הרבעוניים.

שלב שביעי: מחויבות ואחריות

זה הזמן לשוחח עם העובדים ולהגדיר תחומי אחריות לכל הפעילויות ולרשום מי אחראי לעשות מה ומתי?

שוחח עם העובדים, הספקים, נותני השירותים והלקוחות, הצג בפניהם את התוכנית ושאל אותם שאלה פשוטה: כיצד אתה יכול לתמוך או להתחייב לתמוך בתוכנית. 
בדוק איזו עזרה כל אחד מהגורמים הקשורים לחברה צריך, כדי לתמוך בתוכנית האסטרטגית. תגלה בפשטות כי כאשר אתה משתף אחרים בתוכניות, הם נרתמים להצלחתה.

כתוב לעצמך נקודות מפתח ליצירת שיתופי פעולה עם הגורמים הקשורים לפעילות של החברה, המשקיעים, המנהלים, העובדים, הלקוחות והספקים.

לסיום התהליך

העתק את כל סיכומי השלבים לדף אחד מרכזי והפץ את המסמך לכל בעלי העניין בחברה. 
בצורה זו תקטין את חוסר הוודאות לגבי ההתקדמות העסקית והתהליכים העסקיים שהחברה מתכננת. התוצאה היא שקוב הנוגעים לחברה  יתמכו בהשגת אותם יעדים.

סיכום

לאחר שתסיים את התהליך יהיה ברשותך כלי רב עוצמה לקידום העסק. הוא יהיה מאוזן, ברור, ידוע, ויזכה לתמיכה של המעורבים. הגדלת הבהירות וחשיפת התוכניות תורמות עוצמה רבה להצלחתך.